Per visą gyvenimą daugeliui žmonių reikės rašyti oficialius laiškus įvairioms progoms. Priimtas oficialaus laiško, kartais vadinamo verslo laišku, formatas yra tikslus ir jo reikia laikytis, kad į jį būtų žiūrima rimtai.
Kaip naudotis oficialaus laiško pavyzdžiu
Atsisiųskite šį redaguojamą oficialų laišką.
Norėdami naudoti laiško pavyzdį, spustelėkite paveikslėlį. Šiuo metu galite jį atsisiųsti į savo kompiuterį, kad galėtumėte naudoti vėliau, arba redaguoti, kad atitiktų jūsų poreikius, tada išsaugoti ir atsisiųsti. Norėdami atsisiųsti laišką, spustelėkite vaizdą ir jis bus atidarytas naujame lange. Tada spustelėkite atsisiuntimo piktogramą, kad ją išsaugotumėte savo kompiuteryje.
susiję straipsniai
- Kaip teisingai adresuoti laišką šeimai
- Prašymo laiškų pavyzdžiai
- Kaip rašyti verslo laišką
Norėdami redaguoti raidę prieš atsisiųsdami:
- Spustelėkite paveikslėlį.
- Spustelėkite sritį, kurią norite redaguoti, ir paryškinkite ten esantį tekstą.
- Pakeiskite tekstą, jei reikia.
Jei jums reikia pagalbos atsisiųsti spausdintiną, taivadovasgali būti naudingas šaltinis.
Kaip parašyti oficialų laišką
Žinojimas, ką ir kaip rašyti oficialų laišką, neabejotinai yra įgūdis, kurį pakartotinai naudosite per visą savo profesinį gyvenimą. Tinkamo formato laikymasis yra toks pat svarbus, kaip ir tai, ką iš tikrųjų rašote, kai kalbama apie oficialius laiškus.
1 veiksmas: rinkite informaciją
Norėdami parašyti laišką, turėsite turėti informacijos apie save ir asmenį, kuriam rašote. Turėsite nurodyti savo adresą ir visą informaciją apie jus, kuri palaiko laiško tikslą.
Jums reikalinga informacija apie jūsų laiško gavėją apima:
- Pilnas vardas
- Pavadinimas (Dr., gerb. P.)
- Įmonės ar organizacijos pavadinimas
- Pašto adresas
Siunčiant oficialų laišką, geriausia jį adresuoti konkrečiam asmeniui. Jei nesate tikri, kam nukreipti laišką, galite patikrinti įmonės svetainę arba paskambinti tiesiogiai. Kai nežinote asmens vardo arba nesate tikri, ar tai vyras, ar moteris, galite tiesiog naudoti visą asmens vardą.
Laikykite visą šią informaciją vienoje vietoje, kur ją lengvai rasite rašydami laišką. Tai palengvins faktinį laiškų rašymo procesą.
2 žingsnis: formatavimas
Yra visuotinai priimtas oficialių laiškų standartinis formatas. Laikykitės šio formato ir susidarysite įspūdį, kad gerbiate situacijos formalumą ir dėjote pastangas tirti formatą. The „Purdue“ internetinė rašymo laboratorija siūlo konkrečias oficialaus laiško formatavimo gaires:
- 12 taškų šriftas
- „Times New Roman“ šriftas
- Tarpai tarp vienos eilutės
- 1,5 colio paraštės
- Blokuoti formatą
- Kairysis lygiavimas
- Datos, parašytos kaip šiame pavyzdyje: 1999 m. Kovo 14 d. (Nurodant mėnesį ir keturis skaitmenis)
3 žingsnis: nukreipimas
Antraštėje nurodomas jūsų adresas ir data; savo pavadinimo nededate į antraštę. Priimtina antraštėje nurodyti savo el. Pašto adresą ir telefono numerį, tačiau to nereikia. Antraštė eina viršutiniame kairiajame dokumento kampe bloko formatu, o tai reiškia, kad kiekviena eilutė prasideda tiesiai po paskutine.
Jei įtraukėte el. Pašto adresą, įsitikinkite, kad jis profesionalus. El. Pašto adresas, pvz., CatsRcute@wahoo.com, atrodys nesubrendęs ir neprofesionalus. Jei įmanoma, sukurkite el. Pašto adresą, kuriame nurodomas tik jūsų vardas ir pavardė. Tas pats standartas galioja įtraukiant telefono numerį. Įtraukite tik tą numerį, kurį galite lengvai pasiekti arba kur yra galimybė palikti jums pranešimą.
4 žingsnis: Vidinis adresas
Vidinis adresas apima asmens, kuriam rašote, vardą ir adresą. Oksfordo žodynai pritaria, kad šis jūsų laiško skyrius turėtų prasidėti keturiomis eilutėmis po antrašte. Pradėkite nuo gavėjo pavadinimo ir vardo. Jei nežinote asmens vardo, galite naudoti jo vardą vienas, tačiau geriausia laišką adresuoti konkrečiam asmeniui. Po vardu parašysite adresą su visais išrašytais žodžiais. Pvz., Turėtumėte naudoti „Street“, o ne sutrumpintą „st“.
5 žingsnis: pasveikinimas
Pasveikinimas iš esmės yra sveikinimas, pavyzdžiui, kai asmeniškai susitinki su žmogumi ir sakai „Labas“. Šis skyrius turėtų prasidėti dviem eilutėmis žemiau vidinio adreso. Dažniausiai naudojamas oficialus pasveikinimas, pasak rašyti , yra „Mielas“. Tada turėtumėte įtraukti gavėjo pavadinimą ir vardą, po kurio nurodomas dvitaškis. Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Gerbiamas pone Džounsai:“
6 žingsnis: kūnas
Laiško turinys yra tikrasis jūsų pranešimas. Oficialiame laiške gali būti nuo 1 iki 3 pastraipų, atsižvelgiant į jūsų tikslą.
- Pirma pastraipa - pristatykite save ir savo rašymo tikslą
- Antra pastraipa - pateikite trumpą jūsų tikslą patvirtinančią informaciją
- Trečia pastraipa - padėkokite gavėjui už sugaištą laiką ir nurodykite bet kokią papildomą medžiagą
Laiško turinys turėtų būti išdėstytas dviem eilutėmis žemiau pasveikinimo, kad tarp jų praleistumėte vieną eilutę.
7 žingsnis: uždarymas
Pabaiga yra tai, kaip atsisveikinate laiške. Praleiskite vieną eilutę po kūno, tada parašykite uždarymą. Po jūsųbaigiamoji frazėpo žeme norite palikti kelias eilutes, tada įveskite savo vardą. Vieta, kurią paliksite, bus ta vieta, kur jūs fiziškai pasirašysite laišką. Priimtinas oficialus uždarymas apima:
- Geriausi linkėjimai
- Pagarbiai
- Geriausi linkėjimai
Visada įsitikinkite, kad laikotės kablelio.
8 žingsnis: Redagavimas
Prieš išsiunčiant labai svarbu oficialiame laiške patikrinti formatą, rašybą ir gramatiką. Toks dėmesys detalėms parodo jūsų darbo etiką ir gebėjimą sekti. Galite naudoti rašybos tikrinimo parinktį savo kompiuteryje kaip atspirties tašką. Tai atlikus, verta paklausti ką nors kito išnagrinėti dokumentą. Tada prieš baigdami turėtumėte dar kartą patikrinti laišką. Redaguodami jūs ir jūsų pasirinktas apžvalgininkas turėtumėte ieškoti šių dalykų:
- Teisinga rašyba ir žodžių vartojimas
- Teisingi skyrybos ženklai
- Tarpai ir šriftas
- Teisingos gramatikos vartojimas
- Laiško tonas - turi būti šiltas, pagarbus ir profesionalus
- Be žargoniškų žodžių ir susitraukimų
- Tinkamas pavadinimas gavėjui
- Teisinga siuntėjo ir gavėjo kontaktinė informacija
Geriausias pirmasis įspūdis
Oficialus laiškas dažnai pateikia pirmąjį įspūdį apie jus profesionalui, kurio nesate sutikęs. Laikykitės standartinių formatavimo gairių ir būsite rimtai įvertinti bei gerbiami.
